Політика конфіденційності
Як ми обробляємо персональні дані, коли ви користуєтеся цим вебсайтом, відкриваєте справу або працюєте з нами.
Оновлено: 5 листопада 2026
Цим вебсайтом керує компанія Hemafund Assistance OÜ («Hemafund Assistance»). Ми координуємо медичні, біологічні та логістичні запити. Для цього нам часто доводиться працювати з чутливою інформацією, тому ця політика простими словами пояснює, що ми збираємо, навіщо, хто це бачить і що ви можете з цим зробити.
Вона застосовується до цього вебсайту, кабінету клієнта, поштової скриньки справ і нашої роботи над вашою справою. У ній використано терміни Загального регламенту про захист даних (GDPR) Європейського Союзу.
Хто відповідає за ваші дані
Контролером є Hemafund Assistance OÜ, реєстраційний код 17640123, Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Pae tn 25-47, 11414, Естонія.
З будь-яких питань щодо ваших даних або цієї політики пишіть на адресу office@hemafund.healthcare. Якщо у вас є номер справи, будь ласка, зазначте його.
Які дані ми обробляємо
Ваш запит
Ваше повне ім’я, адреса електронної пошти, тип запиту та все, що ви напишете у формі, а також мова, якою ви користувалися, і запис про надані вами підтвердження.
Листування
Листи, які ви надсилаєте на поштову скриньку справ і отримуєте з неї, зокрема вкладення, а також внутрішні нотатки наших координаторів про вашу справу.
Документи
Файли, які ви додаєте на сторінці справи або надсилаєте електронною поштою, а також файли, які ми отримуємо від партнерів для вашої справи. Це можуть бути медичні документи та документи біобанку.
Дані про здоров’я та генетичні дані
Ваш вибір медичного типу запиту, те, що ви розповідаєте нам про своє здоров’я, і документи, наприклад результати аналізів. Документи біобанку можуть містити генетичні дані, наприклад HLA-типування. GDPR надає цим категоріям особливий захист.
Платіжні дані
Запити на оплату, які ми вам надсилаємо, що вони охоплюють, а також чи надійшов ваш банківський переказ і коли. Ми приймаємо лише банківські перекази і не збираємо дані платіжних карток.
Технічні дані та дані безпеки
IP-адреса, час доступу, входи й виходи, завантаження документів і лічильники обмеження кількості спроб. Ми зберігаємо їх, щоб захищати сервіс і вашу справу.
Ділові контакти
Імена та робочі контактні дані людей, які пишуть нам від імені компанії, клініки чи іншого партнера.
Навіщо ми обробляємо дані і на якій правовій підставі
Відповідь на ваш запит
Щоб розглянути те, про що ви просите, і відповісти. Правова підстава: дії, які ви просите нас вжити до укладення договору, ст. 6(1)(b) GDPR.
Координація вашої справи
Щоб вести вашу справу, листуватися з вами, зберігати ваші документи й організовувати наступні кроки. Правова підстава: наш договір із вами, ст. 6(1)(b) GDPR.
Дані про здоров’я та генетичні дані
Лише за вашою явною згодою, ст. 9(2)(a) GDPR. Необов’язкова згода у формі «Відкрити справу» охоплює те, що ви включаєте у свій запит, виключно для його оцінки та відповіді на нього. Перш ніж ми почнемо працювати з медичними документами у справі або передамо дані про здоров’я партнеру, ваш координатор попросить вашу явну згоду в письмовій формі. Ви можете не ставити позначку згоди у формі, але тоді, будь ласка, не включайте у своє повідомлення відомостей про здоров’я.
Вхід
Щоб ви могли потрапити на сторінку своєї справи за посиланням із листа, без пароля. Правова підстава: ст. 6(1)(b) GDPR.
Платежі та бухгалтерський облік
Щоб запитувати й обліковувати платежі та виконувати обов’язки щодо бухгалтерського обліку й оподаткування. Правова підстава: ст. 6(1)(b) та (c) GDPR.
Безпека
Щоб вести журнал доступу, обмежувати повторні спроби й перевіряти завантажені файли на віруси. Правова підстава: наш законний інтерес у захисті сервісу та даних у ньому, ст. 6(1)(f) GDPR. Ви маєте право заперечити проти цього, як описано нижче.
Листи без справи
Щоб читати повідомлення від людей, які не мають у нас справи, наприклад лікарів чи нових заявників, і відповідати на них. Правова підстава: наш законний інтерес у наданні відповіді, ст. 6(1)(f) GDPR, або дії до укладення договору, ст. 6(1)(b) GDPR.
Ділові контакти
Щоб спілкуватися з компаніями та партнерами. Правова підстава: наш законний інтерес у веденні нашої діяльності, ст. 6(1)(f) GDPR, або договір із вашою організацією, ст. 6(1)(b) GDPR.
Електронна пошта, посилання для входу та файли
Ми спілкуємося через поштову скриньку справ. Листи зчитуються в нашу систему справ, а оригінали залишаються в нашого постачальника послуг електронної пошти. Під час передавання електронну пошту захищає протокол TLS, якщо його підтримує інша сторона, але наскрізного шифрування немає. Для чутливих або великих файлів використовуйте функцію «Додати документи» на сторінці справи, а не вкладення до листа.
Посилання для входу діють один раз. Посилання, яке ви запитуєте на сторінці входу, дійсне 15 хвилин; посилання в листі щодо справи дійсне 7 днів. Будь-хто, хто має невикористане посилання, може відкрити вашу справу, тому, будь ласка, не пересилайте ці листи. Після входу ви залишаєтеся в системі на цьому пристрої до 30 днів, якщо не вийдете раніше.
Файли зберігаються в приватному сховищі, кожен може мати розмір до 200 МБ, і їх перевіряють на віруси, перш ніж їх можна буде завантажити.
Хто отримує ваші дані
Ми не продаємо персональні дані і не використовуємо їх для реклами.
Наша команда
Координатори й адміністратори Hemafund Assistance. Кожен член команди, який має доступ до нашої системи справ, може бачити кожну справу. Кожен із них зобов’язаний дотримуватися конфіденційності, а доступ реєструється в журналі.
Постачальники послуг, які працюють на нас
Постачальники послуг хостингу, зберігання файлів, електронної пошти та резервного копіювання, а також наші розробники й технічна підтримка. Вони діють за нашими вказівками на підставі договорів про обробку даних. Дані справ зберігаються на серверах у Європейському Союзі.
Партнери для вашої справи
Лікарі, клініки, лабораторії, біобанки, транспортні компанії та Hemafund Group, які надають власні послуги під власну відповідальність. Вони отримують дані лише для конкретної справи, лише в потрібному обсязі, а дані про здоров’я лише за вашою явною згодою.
Роботодавці та організації
Якщо ваш роботодавець або інша організація організовує чи оплачує наші послуги, ми не передаємо їм вашу інформацію про здоров’я без вашої окремої явної згоди.
Органи влади та радники
Державні органи, суди та професійні радники, якщо цього вимагає закон або якщо це потрібно для встановлення чи захисту юридичних вимог.
Передавання даних за межі Європейського Союзу
Наша команда та розробники працюють у Європейському Союзі, і ми не передаємо ваші дані за його межі в звичайному порядку.
Деякі партнери розташовані в інших країнах. Зокрема, Hemafund Group працює в Україні, щодо якої Європейська комісія не ухвалила рішення про адекватність, тому рівень захисту даних там може бути нижчим, ніж у ЄС, а можливостей для захисту ваших прав може бути менше. Ми передаємо дані такому партнеру лише для вашої конкретної справи, коли вам потрібна послуга цього партнера. Перед цим ми повідомляємо вам, що буде передано і кому, і спираємося на вашу явну згоду на передавання, ст. 49(1)(a) GDPR, або на те, що передавання необхідне для договору, укладеного у ваших інтересах, ст. 49(1)(b) та (c) GDPR.
Як довго ми зберігаємо дані
Ми зберігаємо персональні дані лише доти, доки вони потрібні для зазначених вище цілей. Цей строк залежить від таких критеріїв: чи привів ваш запит до відкриття справи і чи справа досі активна; як довго біологічний актив, з управлінням яким ви просили нас допомогти, перебуває на зберіганні, а це може бути багато років; передбачені законом обов’язки щодо зберігання, зокрема бухгалтерських записів; і строк, протягом якого можна подати юридичні вимоги.
Для деяких даних установлено фіксовані строки. Використані та прострочені посилання для входу видаляються через 30 днів після закінчення строку їхньої дії. Сеанси завершуються, коли закінчується строк їхньої дії. Файли, завантаження яких не було завершено, видаляються через 24 години.
Для інших записів, таких як запити, листування, документи та журнали доступу, ми поки що не застосовуємо фіксованого автоматичного графіка. Ми видаляємо або анонімізуємо їх вручну, коли вони більше не потрібні або коли ви подаєте обґрунтований запит, і опублікуємо тут фіксовані строки, коли їх установимо. Очищення резервних копій і копій у нашого постачальника послуг електронної пошти може тривати довше.
Ваші права
Ви можете попросити нас надати доступ до ваших даних та їхню копію, виправити чи видалити їх або обмежити спосіб їх використання. Ви можете попросити отримати дані, які ви нам надали, у форматі, придатному для перенесення. Ви можете будь-коли заперечити проти обробки на підставі наших законних інтересів з причин, пов’язаних із вашою конкретною ситуацією.
Пишіть на адресу office@hemafund.healthcare. Це безкоштовно, і ми відповідаємо протягом одного місяця. Щоб захистити ваші дані, ми можемо спершу пересвідчитися, що ви контролюєте адресу електронної пошти, зазначену у справі. Деякі дані можуть залишатися з юридичних причин, наприклад бухгалтерські записи; у такому разі ми вам про це повідомимо.
Відкликання згоди
Ви можете відкликати будь-яку згоду в будь-який час так само легко, як і надали її: напишіть на адресу office@hemafund.healthcare, бажано із зазначенням номера справи. Ми підтвердимо це електронною поштою і припинимо обробку, яка спиралася на цю згоду. Відкликання не впливає на те, що ми законно зробили до нього. Без згоди на обробку даних про здоров’я ми можемо більше не мати змоги координувати частину вашої справи; ваш координатор пояснить, що це означає.
Скарги
Ми хотіли б, щоб ви спершу звернулися до нас, але ви завжди маєте право подати скаргу до наглядового органу. Нашим провідним органом є Інспекція із захисту даних Естонії (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia, info@aki.ee, www.aki.ee. Ви також можете подати скаргу до органу за місцем проживання або роботи; у Німеччині це орган із захисту даних вашої федеральної землі.
Що ви маєте надати
Нам потрібні ваше ім’я та адреса електронної пошти, щоб відповісти вам і вести справу; без них ми не зможемо допомогти. Усе інше у формі необов’язкове. Для координації медичного чи біологічного запиту зазвичай справді потрібна інформація про здоров’я, тому без неї ми можемо не мати змоги надати деякі послуги.
Дані з інших джерел і дані про інших людей
Ми можемо отримувати дані про вас від біобанків, клінік, лікарів та інших партнерів, залучених до вашої справи, або від людини, яка пише нам від вашого імені, наприклад родича. Йдеться про категорії, перелічені вище.
Якщо ви надсилаєте нам дані про іншу людину, наприклад вашу дитину чи родича, будь ласка, переконайтеся, що маєте на це право, і за можливості повідомте цю людину. Біологічний матеріал, збережений для дитини, може належати людині, яка вже стала дорослою; ми можемо попросити підтвердження ваших повноважень, перш ніж надати доступ до її даних або організувати щось щодо її матеріалу.
Автоматизовані рішення
Ми не ухвалюємо рішень щодо вас виключно автоматизованими засобами і не здійснюємо вашого профілювання. Координатор особисто розглядає кожен запит.
Зміни до цієї політики
Коли обробка даних у нас змінюється, ми оновлюємо цю сторінку і дату вгорі. Якщо зміна стосується того, на що ви дали згоду, ми запитаємо вас знову.