Datenschutzerklärung
Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie diese Website nutzen, einen Fall eröffnen oder mit uns zusammenarbeiten.
Stand: 5. November 2026
Diese Website wird von der Hemafund Assistance OÜ („Hemafund Assistance“) betrieben. Wir koordinieren medizinische, biologische und logistische Anfragen. Dafür arbeiten wir oft mit sensiblen Informationen. Diese Erklärung sagt deshalb klar, was wir erheben, warum, wer es sieht und welche Möglichkeiten Sie haben.
Sie gilt für diese Website, den Kundenbereich, das Fall-Postfach und unsere Arbeit an Ihrem Fall. Sie verwendet die Begriffe der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Wer für Ihre Daten verantwortlich ist
Verantwortlicher ist die Hemafund Assistance OÜ, Registernummer 17640123, Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Pae tn 25-47, 11414, Estland.
Bei allen Fragen zu Ihren Daten oder zu dieser Erklärung schreiben Sie an office@hemafund.healthcare. Bitte nennen Sie Ihre Fallnummer, wenn Sie eine haben.
Welche Daten wir verarbeiten
Ihre Anfrage
Ihr vollständiger Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Art der Anfrage und alles, was Sie in das Formular schreiben, außerdem die verwendete Sprache und ein Nachweis Ihrer Bestätigungen.
Schriftverkehr
E-Mails, die Sie an das Fall-Postfach senden und von dort erhalten, einschließlich Anhängen, sowie interne Notizen unserer Koordinatoren zu Ihrem Fall.
Dokumente
Dateien, die Sie auf Ihrer Fallseite hinzufügen oder per E-Mail senden, und Dateien, die wir für Ihren Fall von Partnern erhalten. Darunter können medizinische Unterlagen und Dokumente von Biobanken sein.
Gesundheitsdaten und genetische Daten
Ihre Auswahl einer medizinischen Anfrageart, Ihre Angaben zu Ihrer Gesundheit und Dokumente wie Untersuchungsergebnisse. Dokumente von Biobanken können genetische Daten enthalten, zum Beispiel eine HLA-Typisierung. Die DSGVO schützt diese Kategorien besonders.
Zahlungsdaten
Unsere Zahlungsaufforderungen an Sie, was sie abdecken und ob und wann Ihre Überweisung eingegangen ist. Wir akzeptieren nur Banküberweisungen und erheben keine Kartendaten.
Technische und Sicherheitsdaten
IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, An- und Abmeldungen, Dokument-Downloads und Zähler zur Begrenzung von Anfragen. Wir speichern sie, um den Dienst und Ihren Fall zu schützen.
Geschäftskontakte
Namen und berufliche Kontaktdaten von Personen, die uns im Namen eines Unternehmens, einer Klinik oder eines anderen Partners schreiben.
Warum wir sie verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
Beantwortung Ihrer Anfrage
Um Ihr Anliegen zu prüfen und zu antworten. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Koordination Ihres Falls
Um Ihren Fall zu führen, mit Ihnen zu korrespondieren, Ihre Dokumente aufzubewahren und die nächsten Schritte zu organisieren. Rechtsgrundlage: unser Vertrag mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Gesundheitsdaten und genetische Daten
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die freiwillige Einwilligung im Formular „Fall eröffnen“ gilt für die Angaben in Ihrer Anfrage und ausschließlich für deren Prüfung und Beantwortung. Bevor wir in einem Fall mit medizinischen Dokumenten arbeiten oder Gesundheitsdaten an einen Partner weitergeben, bittet Ihr Koordinator Sie schriftlich um Ihre ausdrückliche Einwilligung. Sie können das Kästchen im Formular leer lassen; nennen Sie dann bitte keine Gesundheitsdaten in Ihrer Nachricht.
Anmeldung
Damit Sie Ihre Fallseite ohne Passwort über einen Link aus einer E-Mail erreichen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zahlungen und Buchhaltung
Um Zahlungen anzufordern und zu erfassen und Buchführungs- und Steuerpflichten zu erfüllen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
Sicherheit
Um ein Zugriffsprotokoll zu führen, wiederholte Versuche zu begrenzen und hochgeladene Dateien auf Viren zu prüfen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes und der darin enthaltenen Daten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie haben das unten beschriebene Widerspruchsrecht.
E-Mails ohne Fall
Um Nachrichten von Personen ohne Fall bei uns zu lesen und zu beantworten, etwa von Ärztinnen und Ärzten oder neuen Interessenten. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer Antwort, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, oder vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Geschäftskontakte
Um mit Unternehmen und Partnern zu kommunizieren. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Geschäftsbetrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, oder ein Vertrag mit Ihrer Organisation, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
E-Mail, Anmeldelinks und Dateien
Wir kommunizieren über das Fall-Postfach. E-Mails werden in unser Fallsystem übernommen; die Originale verbleiben bei unserem E-Mail-Anbieter. E-Mails sind auf dem Transportweg durch TLS geschützt, soweit die Gegenseite dies unterstützt, aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für sensible oder große Dateien nutzen Sie bitte „Dokumente hinzufügen“ auf Ihrer Fallseite statt eines E-Mail-Anhangs.
Anmeldelinks funktionieren einmal. Ein auf der Seite „Anmelden“ angeforderter Link gilt 15 Minuten, ein Link in einer E-Mail zu Ihrem Fall gilt 7 Tage. Wer einen ungenutzten Link hat, kann Ihren Fall öffnen. Bitte leiten Sie diese E-Mails deshalb nicht weiter. Nach der Anmeldung bleiben Sie auf diesem Gerät bis zu 30 Tage angemeldet, sofern Sie sich nicht abmelden.
Dateien liegen in einem privaten Speicher, dürfen jeweils bis zu 200 MB groß sein und werden vor dem Download auf Viren geprüft.
Wer Ihre Daten erhält
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung.
Unser Team
Koordinatoren und Administratoren von Hemafund Assistance. Jedes Teammitglied mit Zugang zu unserem Fallsystem kann jeden Fall sehen. Alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, und Zugriffe werden protokolliert.
Dienstleister in unserem Auftrag
Anbieter von Hosting, Dateispeicher, E-Mail und Datensicherung sowie unsere Entwickler und der technische Support. Sie handeln nach unserer Weisung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Falldaten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.
Partner für Ihren Fall
Ärztinnen und Ärzte, Kliniken, Labore, Biobanken, Transportunternehmen und die Hemafund Group, die ihre eigenen Leistungen in eigener Verantwortung erbringen. Sie erhalten Daten nur für einen bestimmten Fall, nur soweit nötig und Gesundheitsdaten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Arbeitgeber und Organisationen
Wenn Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation unsere Leistungen vermittelt oder bezahlt, geben wir Ihre Gesundheitsdaten nicht ohne Ihre gesonderte ausdrückliche Einwilligung an diese weiter.
Behörden und Berater
Behörden, Gerichte und berufliche Berater, wenn das Gesetz es verlangt oder es zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen nötig ist.
Übermittlung außerhalb der Europäischen Union
Unser Team und unsere Entwickler arbeiten aus der Europäischen Union, und wir übermitteln Ihre Daten nicht routinemäßig in Länder außerhalb der EU.
Einige Partner haben ihren Sitz anderswo. Insbesondere ist die Hemafund Group in der Ukraine tätig. Für die Ukraine gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; das Datenschutzniveau kann dort niedriger sein als in der EU, und Sie haben möglicherweise weniger Möglichkeiten, Ihre Rechte durchzusetzen. Wir übermitteln Daten an einen solchen Partner nur für Ihren konkreten Fall, wenn Sie dessen Leistung benötigen. Zuvor teilen wir Ihnen mit, welche Daten an wen gehen würden, und stützen uns auf Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Übermittlung, Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, oder darauf, dass die Übermittlung für einen in Ihrem Interesse geschlossenen Vertrag erforderlich ist, Art. 49 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die oben genannten Zwecke benötigen. Wie lange das ist, richtet sich nach diesen Kriterien: ob aus Ihrer Anfrage ein Fall wurde und ob dieser noch aktiv ist; wie lange ein biologisches Material, bei dessen Verwaltung wir helfen, gelagert wird, was viele Jahre dauern kann; gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Buchhaltungsunterlagen; und die Fristen, in denen Rechtsansprüche geltend gemacht werden können.
Für einiges gelten feste Fristen. Verwendete und abgelaufene Anmeldelinks werden 30 Tage nach ihrem Ablauf gelöscht. Sitzungen enden mit ihrem Ablauf. Dateien, deren Upload nicht abgeschlossen wurde, werden nach 24 Stunden gelöscht.
Für andere Daten wie Anfragen, Schriftverkehr, Dokumente und Zugriffsprotokolle gibt es noch keinen festen automatischen Löschplan. Wir löschen oder anonymisieren sie manuell, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder Sie dies berechtigt verlangen, und veröffentlichen feste Fristen hier, sobald wir sie festgelegt haben. In Datensicherungen und Kopien bei unserem E-Mail-Anbieter kann die Löschung länger dauern.
Ihre Rechte
Sie können von uns Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen oder ihre Verarbeitung einschränken lassen. Sie können verlangen, von Ihnen bereitgestellte Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten. Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie jederzeit der Verarbeitung widersprechen, die auf unseren berechtigten Interessen beruht.
Schreiben Sie an office@hemafund.healthcare. Das ist kostenlos, und wir antworten innerhalb eines Monats. Zum Schutz Ihrer Daten können wir zunächst prüfen, ob Sie die E-Mail-Adresse des Falls kontrollieren. Manche Daten müssen aus rechtlichen Gründen bestehen bleiben, etwa Buchhaltungsunterlagen; in diesem Fall informieren wir Sie darüber.
Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können jede Einwilligung jederzeit so einfach widerrufen, wie Sie sie erteilt haben: Schreiben Sie an office@hemafund.healthcare, möglichst mit Ihrer Fallnummer. Wir bestätigen dies per E-Mail und beenden die Verarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Ohne Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten können wir Teile Ihres Falls möglicherweise nicht mehr koordinieren; Ihr Koordinator erklärt Ihnen, was das bedeutet.
Beschwerden
Wir freuen uns, wenn Sie sich zuerst an uns wenden. Sie haben aber immer das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Unsere federführende Behörde ist die estnische Datenschutzaufsicht (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland, info@aki.ee, www.aki.ee. Sie können sich auch an die Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort wenden; in Deutschland ist das die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.
Was Sie angeben müssen
Name und E-Mail-Adresse benötigen wir, um Ihnen zu antworten und einen Fall zu führen; ohne sie können wir nicht helfen. Alles andere im Formular ist freiwillig. Für die Koordination einer medizinischen oder biologischen Anfrage sind in der Regel Gesundheitsdaten erforderlich, sodass wir manche Leistungen ohne sie nicht erbringen können.
Daten aus anderen Quellen und über andere Personen
Wir erhalten möglicherweise Daten über Sie von Biobanken, Kliniken, Ärztinnen und Ärzten und anderen an Ihrem Fall beteiligten Partnern oder von einer Person, die uns in Ihrem Namen schreibt, zum Beispiel einem Angehörigen. Es handelt sich um die oben genannten Kategorien.
Wenn Sie uns Daten über eine andere Person senden, etwa Ihr Kind oder einen Angehörigen, achten Sie bitte darauf, dass Sie dazu berechtigt sind, und informieren Sie die Person, soweit möglich. Für ein Kind eingelagertes biologisches Material kann einer inzwischen erwachsenen Person gehören; wir können einen Nachweis Ihrer Befugnis verlangen, bevor wir Zugang zu deren Daten geben oder etwas für deren Material veranlassen.
Automatisierte Entscheidungen
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Sie und erstellen kein Profil von Ihnen. Jede Anfrage prüft ein Koordinator persönlich.
Änderungen dieser Erklärung
Wenn sich unsere Verarbeitung ändert, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben. Betrifft eine Änderung das, worin Sie eingewilligt haben, fragen wir Sie erneut.